Co-autores: Emilio González, Daniel Domínguez, Oriel Butler
Fuente: Emilio González, Daniel Domínguez, Oriel Butler, Ashley Miranda, Abraham Vega
La “e” en Inventario es de “Equipo”
El Control de inventario es una parte muy crucial y sensitiva para la empresa, en especial para las áreas de logística y el departamento técnico y operativo.
El proceso de inventario se coordina entre varios departamentos:
-Contabilidad (Daniel Domínguez y Anabel Somarriba) para dar fe de la certeza de los datos y tener el valor de dicho inventario.
-Inventario (Ashley Miranda y Abraham Vega) porque son los encargados de la información física.
-Logística (Oriel Butler y Mariam Ortiz) en tema de entradas y salidas.
-Técnicos (Emilio Gonzáles, Luis de Gracia, Paul Reyes y Oliver Cáceres) que brindan apoyo, ayudan a reconocer las piezas que se tienen en inventario, confirman los números de serie de los materiales que los tengan, ayudan a contar las piezas, entre otros. Además de eso, apoyan en el embalaje y el etiquetado de los pallets (Plataforma de tablas para almacenar y transportar mercancías) ya contados.
Hablemos del Inventario 2024
En días recientes tuvo lugar el inventario anual, el cual comprende una serie de pasos y procedimientos para alinear las cantidades de todos los materiales con los que contamos en Panamá. El objetivo de un inventario es tener información actualizada y veraz de los productos.
Esto comprende un exhaustivo control, conteo y verificación de lo que físicamente se mantiene a nivel minucioso para cuadrarlo con el sistema SAP.
Sistema de Inventario de G Gaming
En G Gaming hemos desarrollado en conjunto un sistema de etiquetado que ha permitido la ubicación de pallets dentro de la bodega que nos ha hecho reducir tiempos y esfuerzo de manera significativa, permitiéndonos ser más eficientes y eficaces en este proceso.
Anteriormente, hacer un conteo de inventario nos podía tomar hasta 3 semanas o más. Actualmente hemos reducido los tiempos en 3 días de conteo y 2 días de conciliación con un 95–98% de precisión.
Las 3 “C”s, Coordinación, Conteo y Conciliación
En cierto tiempo se tiene que validar que todas las partes estén físicamente en sus respectivas bodegas. Se valida utilizando lo que indica la aplicación SAP.
Para esto se organizan en grupos de diferentes departamentos. Se descarga el listado en la aplicación de SAP y luego parte por parte se le coloca las posiciones para que sea más fácil localizarlas. Por ejemplo, aquí en la oficina las ubicamos en muebles tipo rack y en la otra bodega que está en Panamá pacifico las tenemos en pallet.
Después de algunas reuniones de coordinación previa, se procede al conteo físico, en las diferentes bodegas. El mismo día del inventario se realizaron los conteos físicos y se realizan los análisis de las diferencias, también se dejan observaciones de los ajustes a realizar en el sistema.
Después se hizo una reunión de conciliación para, valga la redundancia, conciliar los datos. Es decir, homologar el conteo y las anotaciones que se tuvieron. La conciliación de datos es un proceso que consiste en comparar, verificar y armonizar conjuntos de datos de diferentes fuentes para garantizar su precisión, coherencia e integridad. De este modo el encargado del inventario puede hacer los arreglos necesarios.
Daniel Domínguez atendió directamente a los auditores. Se necesita que un tercero, un auditor, alguien que no sea G Gaming dé el visto bueno del proceso.
Eficiencia y Rapidez para nuestros clientes
El proceso actual nos ha ayudado a tener mejores tiempos de respuestas para nuestros clientes y las citas de servicio que realiza el departamento técnico. El conocer las cantidades y ubicaciones de cada pieza dentro de nuestra bodega, nos permite tener un nivel de precisión casi exacto en las solicitudes y retiro de piezas y refacciones en la bodega.
De esta forma el supervisor de inventario asigna y transfiere las piezas a un técnico y este puede realizar sus citas de mantenimiento y servicio en un corto tiempo.
En palabras Nuestras
“El manejo y control del inventario no solo es una herramienta operativa, sino un compromiso con el cuidado de los recursos de la empresa. Cada máquina, accesorio o repuesto representa una inversión que debemos proteger y optimizar. Un inventario bien gestionado nos permite controlar cada pieza desde su llegada a nuestras oficinas, garantizando su trazabilidad hasta su instalación en una máquina o su venta.
Conocer el recorrido de cada componente nos da la capacidad de monitorear su uso, ubicación y estado, lo que reduce riesgos de pérdidas, mejora la planificación de compras y asegura la disponibilidad de repuestos críticos para mantener nuestras operaciones sin interrupciones. Además, dado que cada pieza tiene un costo asociado, minimizar errores en el inventario se traduce en un ahorro directo para la empresa y en una mayor eficiencia operativa.
Un sistema de control sólido no solo evita pérdidas, sino que también refuerza la transparencia y la responsabilidad en el uso de nuestros recursos, permitiéndonos operar de manera más estratégica y rentable.”
Ashley Miranda, Office Administrator
“Como primer año en el inventario, logramos una vez más trabajar en equipo, la coordinación, la dedicación, el compromiso, el esfuerzo y las ganas de los compañeros de apoyar en todo.”
Abraham Vega, Administrador de Bodega